Autobodyparts Oy:n tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
Rekisterienpitäjä
Autobodyparts Oy (Y-tunnus: 0565585-8)
Yhteystiedot:
Läntinen teollisuuskatu 6
02920 Espoo
Yhteystiedot rekistereitä koskevissa asioissa:
Autobodyparts Oy / Kirsi Hynninen
Läntinen teollisuuskatu 6
02920 Espoo
puh. 09 8553 6323
kirsi.hynninen@autobodyparts.fi
Rekisteröidyt
Autobodyparts Oy:n
- Nykyiset ja potentiaaliset asiakkaat
- Toimittajat ja yhteistyökumppanit
- Työntekijät
- Työnhakijat
- Osakkaat
Autobodyparts Oy:n rekistereiden nimet
- Asiakasrekisteri
- Toimittajarekisteri
- Työntekijärekisteri
- Rekrytointirekisteri
- Osakasrekisteri
Rekisterien pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterien pitämisen peruste:
- asiakassuhde, asiakkaan suostumus tai muu asiallinen yhteys
- toimittajasuhde
- työsuhde
- työnhakijoiden antamat tiedot avoimien tehtävien täyttämistä varten
- osakeyhtiölain vaatimukset
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
- Asiakasrekisteriä käytetään asiakkuuden hoitoon ja kehittämiseen, asiakasviestintään, markkinoinnin suunnitteluun ja kohdentamiseen, asiakaspalvelun kehittämiseen, maksuvalvontaan sekä palvelun ja liiketoiminnan kehittämiseen.
- Toimittajarekisteriä käytetään toimittajasuhteiden hoitoon ja kehittämiseen sekä viestintään.
- Työntekijärekisteriä käytetään työsuhteiden hoitamiseksi ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
- Rekrytointirekisteriä käytetään organisaatiossa olevien avoimien tehtävien täyttämistä varten. Tietoja kerätään vain niiltä osin, kuin on tarpeellista henkilöiden pätevyyden ja soveltuvuuden arvioimiseksi.
- Osakasrekisteriä pidetään osakeyhtiölain vaatimusten mukaisesti.
Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun ja lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen.
Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Rekisterit sisältävät seuraavat tiedot:
Yhteystiedot
- nimi
- osoite
- sähköposti
- puhelinnumero
- titteli tai ammattinimike
Viestintähistoria (mm. sähköpostiviestit ja puhelutiedot), reklamaatiot, palautteet ym.
Näiden lisäksi:
- Asiakasrekisteri
- tiedot ostetuista tuotteista/palveluista
- markkinointiluvat
- Toimittajarekisteri
- Työntekijärekisteri
- Henkilötunnus
- Verotiedot
- Pankkiyhteystiedot
- Eläketiedot
- Sairaslomatiedot
- Lomatiedot
- Työhistoria
- Työntekijän itsensä antamat tiedot
- Rekrytointirekisteri
- Työnhakijan itsensä antamat tiedot
- Osakasrekisteri
- Henkilötunnus
- Pankkitiedot
- Osakkeiden numerot ja lukumäärä
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kohdassa 1 olevalle yhteyshenkilölle.
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteritiedot saadaan pääsääntöisesti yrityksiltä tai henkilöiltä itseltään, yleisesti saatavilla olevista internetlähteistä sekä kaupallisten asiakastietojärjestelmien tietokannoista.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilötietoja luovutetaan viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille. Jos luovutuksia tehdään, olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.
Käsittelyn kesto
- Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus- tai toimittajasuhde on voimassa ja kuin on tarpeen lainsäädäntö huomioon ottaen.
- Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta.
- Työntekijätietojamme säilytämme työlainsäädännön mukaisesti.
- Työnhakijatietoja säilytämme 2 vuotta hakuprosessin päättymisen jälkeen.
- Osakastietoja säilytämme osakeyhtiölain mukaisesti.
Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Tietoja on oikeutettu käyttämään vain ne työntekijät, jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään ja joilla on oikeus käsitellä tietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ei pääsääntöisesti luovutuksia tehdä. Tietoja voidaan tallentaa ulkomaisille pilvipalvelimille, mutta tällöin noudatetaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään yhtiön tiloissa, jonne on pääsy Autobodyparts Oy:n henkilökunnalla. Työntekijä- ja työnhakijatiedot säilytetään huomioiden tietosuojaohjeet ja tietojen arkaluonteisuus.
IT-järjestelmät sijaitsevat Autobodyparts Oy:n suljetussa verkossa, joka on suojattu salasanoilla, palomuurilla sekä muiden teknisten toimenpiteiden avulla.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.